㈠ 拟稿

1.凡以校党委或党委办公室名义行文的公文，由某一职能部门主办或承办的，应由该部门负责公文的草拟工作；全局性或综合性的公文，由党委办公室文字秘书负责拟稿。

2.凡以校党委或党委办公室名义行文的一切公文，无论文稿由何部门草拟，均由党委办公室负责处理；各部门不得将草拟的文稿直接送校领导签批。

3.草拟公文应注意：

⑴ 符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

⑵ 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼。

⑶ 请示应当一文一事；报告中不得夹带请示事项。

⑷ 按照归档要求，草拟公文一律用16k（26×18.4cm）的纸的打印稿，并附电子稿。

㈡ 审理

1.受理登记

⑴ 文字秘书在收到文稿时须认真检查，凡符合下列要求的应予受理：

① 文稿首页使用校党委发文稿纸，拟稿人、部门负责人在相应栏目内签署姓名、时间。

② 文稿文理通顺，誊写清楚。

⑵ 文稿受理后应在《收文簿》中登记收文号、文稿标题等。

⑶ 对不符合上述要求的文稿，可说明理由，退主办部门修订完善或另作处理。

2.审核把关

⑴ 文字秘书对已受理的文稿，应在熟悉文稿基本内容、把握文稿基本精神的基础上，认真审核。

⑵ 审核文稿应把好五关：

① 行文关。确定是否需要行文，以何名义行文。

② 内容关。审查材料是否真实、准确，观点是否准确。

③ 政策法规关。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与学校已经公布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；如属提出新的政策、规定、建议，按照职责权限是否经校党委常委会议、校长办公会或有关部门研究，是否需要废止现行有关政策、规定。

④ 文字关。审查文字是否条理清楚、合乎逻辑；遣词造句、标点符号、数字及计量单位、人名、地名、专用术语是否准确、规范。

⑤ 体例格式关。审查拟定的公文文种、标题、主送单位、抄送单位、主题词等是否符合规定。

3.加工修改

⑴ 对已确认以校党委或党委办公室名义行文的文稿，要针对审核中发现的问题，认真修改。文稿需作较大改动的请主办部门修改；无需做大改动的，由文字秘书修改。

⑵ 文字秘书修改文稿应遵循以下原则：

① 技术性的修改由文字秘书全权负责；

② 涉及实质性内容的修改应征求主办部门和有关部门的意见。实质性内容改动较大的，应请主办部门负责人审阅修改稿并签署意见。

4.送审送签

拟以校党委或党委办公室上报下发的文件，经文字秘书修改加工后，按以下程序送审、送签：

⑴ 以校党委名义行文的文稿由拟稿部门负责人审阅，党委办公室主任拟办，书记或分管副书记签发。

⑵ 以党委办公室名义行文的文稿由党委办公室文字秘书审核、党委办公室主任签发。

⑶ 未经文字秘书审阅的文稿，一般不送党委办公室主任审签。

5.缮印

⑴ 经领导签发的公文定稿，方可送机要文印室进行缮印。

⑵ 凡经领导签发的文稿，文印员不能自主改动。若发现原稿不清或有错误的地方，须经文字秘书请示签发人批准。

⑶ 公文印制的格式、标准，参照《中共山东省机关公文处理规定（试行）》有关要求执行。

6．校对

⑴ 以校党委和党委办公室名义行文的文件，文印员进行粗校后，至少要再进行两次校对后，方可印发。

⑵ 党委办公室起草的文件，由党委办公室进行校对；部门起草的文件由起草部门进行校对。

㈢ 用印

1.公文制成后，按照公文制发要求加盖公章。公文的发文稿纸和原稿送交存档后，方可予以加盖公章。

2.加盖印章应注意：

⑴ 加盖印章的公文份数与原稿中标明的印制份数相同。

⑵ 用印位置正确。印章应加盖在正文右下方，发文时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。

若发文时间在前，印章可盖在正文末空档处；若正文末页无空档可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“（此页无正文）”。联合发文，印章顺序应与发文机关的顺序相一致。最后一枚印章与发文时间相叠。

㈣ 印发

1.公文签发后，一般情况下，只从办公自动化党委文件栏中发布，纸质文件一般印20份，用于存档和分发给校领导，特殊需要可以根据要求印制。

2.由部门承办的文件，装订等工作由该部门负责。

㈤ 归卷

1.公文分发完毕后，应及时对公文进行整理、归卷。

2.把公文草稿、定稿、正本（两份）及需要存档的有关材料，归并整理在一起，保管起来。整理时，应按照公文的种类进行整理，保证齐全，便于保管、查找和利用。